Sitzungen
Sitzungen vom Entwurf bis zum Protokoll
Eine Sitzung beginnt lange vor dem Termin und endet erst mit dem fertigen Protokoll. Escola bildet diesen gesamten Lebenszyklus an einem zentralen Ort ab: Traktanden, Anträge, Dokumente, Vorbereitung, Protokollierung und Beschlüsse sind direkt mit der jeweiligen Sitzung verknüpft. Manuelles Zusammensuchen entfällt vollständig.
Separate Word-Vorlagen, E-Mail-Verteiler oder parallele Ordnerstrukturen werden überflüssig. Escola führt Sie schrittweise durch alle Phasen der Sitzung: von der Vorbereitung über die Veröffentlichung für das Gremium bis hin zur Durchführung und dem anschliessenden Protokollabschluss. Die Mitglieder greifen jederzeit – auch mobil – auf alle Unterlagen zu.
Zusätzlich sind Stammdaten wie Termin, Ort und Sitzungsnummer integriert. Alle Termine lassen sich zudem direkt in iCal, Outlook oder den Google Calendar einbinden.
Traktanden
Alles zu einer Sache an einem Ort
Das Traktandum bündelt sämtliche Informationen zu einem Geschäft an einem zentralen Ort: Beilagen, Rückmeldungen der Mitglieder sowie später das Protokoll und der Beschluss. Die inhaltliche Struktur – etwa mit Ausgangslage und Antrag oder mit Erwägungen – lässt sich flexibel pro Gremium definieren. Wer sich auf die Sitzung vorbereiten will, öffnet das Traktandum und hat direkt alles vor sich, statt in verschiedenen Mails oder Ordnern danach suchen zu müssen.
Die Traktandenliste begleitet den gesamten Sitzungsprozess: Sie dient der Vorbereitung im Aktuariat, als Übersicht für die Mitglieder, als Leitfaden während der Sitzung und schliesslich als Basis für das Protokoll. Ein manuelles Übertragen von Daten entfällt. Die Reihenfolge der Traktanden lässt sich jederzeit anpassen und was an einer Sitzung keine Zeit mehr findet, wandert samt allen verknüpften Unterlagen mit einem Klick in die nächste Sitzung.
Jedes Traktandum lässt sich direkt mit einem Geschäft, einem/einer Schüler:in oder einem/einer Mitarbeiter:in verknüpfen. So bleibt der Beschluss exakt dort hinterlegt, wo er hingehört.
Anträge
Anträge digital einreichen, nachverfolgen und beschliessen
Antragsberechtigte reichen Anträge mit Text und Anhang direkt in Escola ein. Der aktuelle Status (offen, angenommen, abgelehnt oder zurückgezogen) ist jederzeit transparent einsehbar. Integrierte Fristen sorgen automatisch dafür, dass Anträge rechtzeitig vor der jeweiligen Sitzung eingehen.
Angenommene Anträge werden mit einem Klick samt allen Dokumenten als Traktandum übernommen. Am Sitzungstag entsteht daraus direkt der Beschluss, der automatisch im Protokoll landet – komplett ohne manuelles Abtippen. Auch nach Jahren bleibt die Verbindung vom Beschluss zurück zum ursprünglichen Antrag lückenlos nachvollziehbar.
Teilnehmer:innen
Sichtbarkeit bis auf den Absatz genau
Die Zusammensetzung des Gremiums steht bereits vor der ersten Sitzung fest, wodurch die Teilnehmendenliste direkt bereitsteht. Gäste lassen sich pro Sitzung ergänzen, Anwesenheiten mit einem Klick erfassen und Ausstände direkt am jeweiligen Traktandum vermerken.
Ebenso präzise steuern Sie, wer welche Inhalte sieht. Über die Klassifikation eines Traktandums – wie öffentlich, intern oder geheim – regelt Escola die Zugriffsrechte automatisch. Reicht diese Grundeinstellung nicht aus, vergeben Sie Berechtigungen flexibel für einzelne Personen, spezifische Traktanden oder zielgerichtet bis auf Ebene einzelner Absätze.
Beschlüsse
Beschlüsse, die man wiederfindet
Der Beschluss bildet das Kernergebnis jeder Sitzung. Er entsteht direkt am Traktandum und erhält seine Nummerierung automatisch nach dem Schema des Gremiums.
Jeder Beschluss bleibt dauerhaft mit der Sitzung, dem Traktandum und dem dazugehörigen Objekt – wie einem Geschäft, einer Schülerin oder einem Mitarbeitenden – verknüpft. Beschlussauszüge lassen sich einzeln oder gesammelt erstellen und fliessen dank dieser Verknüpfung direkt in die passenden Dossiers. So landet eine bewilligte Massnahme automatisch im Schüler:innen-Dossier und ein Anstellungsentscheid direkt im Personaldossier.
Protokoll
Mit einem Klick zum fertigen Protokoll
Die Protokollierung erfolgt direkt am jeweiligen Traktandum – flexibel vor, während oder nach der Sitzung. Sie greifen dabei direkt auf die bereits erstellte Traktandenliste zurück und sparen sich das erneute Erfassen.
Aus den erfassten Einträgen generiert Escola das fertige Protokoll als Word-Dokument auf Basis der eigenen Dokumentvorlagen Ihrer Behörde. Nummerierung, Schriftarten und der gewohnte Aufbau bleiben exakt erhalten – der manuelle Formatierungsaufwand entfällt komplett.
Dabei lassen sich unterschiedliche Varianten flexibel ausgeben: das vollständige Protokoll für das Gremium, eine gekürzte Fassung für die Website oder zielgerichtete Beschlussauszüge für die Dossier-Ablage. Jeder Text wird nur ein einziges Mal erfasst und automatisiert für den jeweiligen Zweck zusammengestellt.
Falls nötig, kann das Word-Dokument manuell angepasst werden. Anschliessend wird es als PDF finalisiert und digital signiert – bereit für die Ablage und den Versand.
Sitzungsvorbereitung
Vorbereitet in die Sitzung
Mit Escola ist die Vorbereitung schnell erledigt. Sobald die Sitzung veröffentlicht ist, greifen alle Mitglieder direkt auf die Traktanden und sämtliche Dokumente zu, um diese in Ruhe durchzugehen.
Fragen und Hinweise lassen sich als Kommentar direkt am Traktandum erfassen. Sie sind für das gesamte Gremium sichtbar, sodass viele Unklarheiten bereits im Vorfeld geklärt werden. Zusätzlich können persönliche Notizen hinterlegt werden, die ausschliesslich für die verfassende Person einsehbar sind.
Zentraler Bestandteil ist die Vorabstimmung: Jedes Mitglied hält vorab die eigene Tendenz fest – etwa Zustimmung, Ablehnung, Enthaltung, Ausstand oder Diskussionsbedarf. Je nach Wunsch des Gremiums erfolgt diese Einschätzung offen, geheim oder bis zur Sitzung verdeckt.
Am Sitzungstag wird sofort ersichtlich, welche Traktanden unbestritten sind und wo Klärungsbedarf besteht. Einstimmig befürwortete Geschäfte können ohne Debatte verabschiedet werden, sodass sich die Sitzung gezielt auf die diskussionswürdigen Themen konzentriert.
Gremien
Gremien über Amtsperioden hinweg
Ein Gremium, wie etwa die Schulpflege oder ein Stiftungsrat, wird einmalig mit seinen Mitgliedern, Rollen und Amtsperioden im System angelegt. Sämtliche Befugnisse – vom Einreichen von Anträgen und der Vorabstimmung über die Sitzungsleitung bis hin zur Administration – sind direkt an die jeweilige Rolle gekoppelt.
Da Zugriffsrechte an Rollen und nicht an Personen gebunden sind, gestalten sich personelle Wechsel unkompliziert: Nach einer Wahl erhält das neue Mitglied einfach die entsprechende Rolle und greift sofort auf alle relevanten Inhalte zu. Historische Protokolle bleiben in ihrer ursprünglichen Zusammensetzung unverändert erhalten, sodass die Besetzung aller Gremien auch nach Jahren nachvollziehbar bleibt.
Digitale Signaturen
Digital bis zur Unterschrift
Ein Protokoll ist erst mit der Unterschrift verbindlich. Genau dort endet heute meist die digitale Kette: Das Dokument wird ausgedruckt, manuell unterzeichnet und wieder eingescannt.
Mit den digitalen Signaturen von Escola geschieht dies direkt im System. Die unterzeichnenden Personen sowie die Signaturart werden ausgewählt und das Dokument freigegeben – je nach Anforderung als fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder als elektronisches Siegel, ausgestellt über zertifizierte Partner wie DeepSign, SwissSign oder Swisscom Sign.
Vom Antrag über die Sitzung bis zum rechtsgültig unterzeichneten Protokoll bleibt somit alles im selben System – konform mit dem Schweizer ZertES und den kantonalen Vorgaben wie dem VRG Zürich.
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