Die Einführung einer neuen Schulsoftware ist ein grosser Schritt für jede Schule. Die Sekundarschule Mättmi hat diesen Wandel im August 2024 mit Escola vollzogen. In diesem Blogbeitrag teilt Michael Walti, Lehrperson und PICTS an der Schule, seine Erfahrungen mit dem Onboarding-Prozess, den Herausforderungen und den ersten Eindrücken aus dem Schulalltag.

An der Sek Mättmi werden rund 270 Schüler:innen unterrichtet und etwa 50 Mitarbeitende beschäftigt. Die Schule setzt auf den Schulmanager für Verwaltung und Unterricht, die Förderplanung und die Escola App als Teil der modularen Komplettlösung. Als nächster Schritt wird zudem die Schulwebsite über Escola erstellt.


Michi Walti, Lehrperson und PICTS an der Sek Mättmi

Vor Escola: Viele Kanäle, hoher Aufwand

Vor Escola lief die Kommunikation mit den Erziehungsberechtigten per E-Mail, mit den Schüler:innen über Microsoft Teams. Im Lehrerkollegium erschwerte die Nutzung verschiedener Kanäle die Zusammenarbeit. Noten wurden in einer Software für den Unterricht gespeichert, Dateien in Teams abgelegt und Prüfungen teils online, teils in Papierform verteilt. Dossiereinträge wurden lediglich einmal pro Monat an die Eltern verschickt.

Zusätzlich war der administrative Aufwand hoch: Die iPad-Daten mussten mehrfach aktualisiert und Informationen aus einer Schulverwaltungsoftware durch die Angestellten der Schulverwaltung manuell in die Software für den Unterricht übertragen werden.

Mit Escola erwartete die Schule eine einheitliche Kommunikation, direkten Zugriff auf Noten und Dossiereinträge von jedem Gerät sowie eine optimierte Absenzen- und Zeugnisverwaltung. Ziel war eine effizientere Schulorganisation und weniger administrative Belastung.

Der Weg zur Einführung

Um die Schule optimal auf die Software Einführung vorzubereiten, wurde eine Escola-Ansprechperson zugeteilt, die das interne ICT-Team bei der Planung und Einführung unterstützte. Den Auftakt bildete eine umfassende Admin-Schulung, in der die Verantwortlichen in die Software eingeführt wurden. Anschliessend folgten Schulungen für die Lehrpersonen, während das sonderpädagogische Team eine separate Einführung in die Förderplanung erhielt.

Zusätzlich stellte Escola eine breite Palette an Online-Hilfsartikeln zur Verfügung, die auch nach der Schulung jederzeit genutzt werden konnten. Vor Schulstart fand eine interne Weiterbildung statt, um sicherzustellen, dass alle Lehrpersonen mit den neuen Funktionen vertraut waren und die Schule eine klare Vorstellung davon hatte, wie Escola in den Alltag integriert werden sollte.

Der Onboarding-Prozess

Der Onboarding-Prozess begann bereits im Januar 2024, die aktive Nutzung im Schulalltag startete im August. Die Einführung verlief zwar strukturierter als erwartet, benötigte jedoch mehr Zeit als ursprünglich eingeplant. Eine der grössten Herausforderungen war die anfängliche Skepsis einiger Lehrpersonen, die durch gezielte interne Schulungen verringert wurde. Auch das Onboarding der Erziehungsberechtigten dauerte länger als gedacht, da einige mehrfach daran erinnert werden mussten.

Technische Herausforderungen wurden in Zusammenarbeit mit Escola schrittweise gelöst. Der schnelle Support, die enge Zusammenarbeit mit der Ansprechperson und die zahlreichen Hilfeseiten erleichterten den gesamten Prozess. Insgesamt erstreckte sich das Onboarding über sechs Monate auf rund acht Tage verteilt.

Neuer Schulalltag mit Escola

Seit der Einführung sind deutliche Veränderungen im Schulalltag spürbar. Fachlehrpersonen können nun bereits vor Unterrichtsbeginn einsehen, welche Schüler:innen fehlen und ihre Lektionen entsprechend anpassen. Dossiereinträge sind für Eltern sofort sichtbar, wodurch die Kommunikation transparenter und direkter wird. Klassenlehrpersonen sind entlastet, da Absenzen nicht mehr manuell erfasst werden müssen. Auch die Stundenpläne der Schüler:innen sind nun einfach abrufbar und die Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten lassen sich schneller finden. Die Prüfungsplanung hat sich verbessert, da Lehrpersonen nun einen besseren Überblick über bereits angesetzte Prüfungen haben.

Besonders häufig genutzt werden die Absenzenübersicht, die Dossiereinträge und die Hausaufgabenverwaltung für Prüfungen. Während einige Lehrpersonen anfangs skeptisch waren, wird der Mehrwert von Escola mittlerweile erkannt. Dennoch gibt es weiterhin Wünsche für Verbesserungen, insbesondere eine Umfragefunktion innerhalb der Messenger-App, eine Blindkopie-Option für Nachrichten und eine allgemein übersichtlichere Gestaltung des Messengers.

Diese Funktionen können dank der Modularität jederzeit nachträglich hinzugefügt werden (z. B. Umfragen) oder sind bereits von Escola in Planung und werden künftig in die Plattform integriert.

Rückmeldungen

Die Einführung der neuen Plattform wurde von den Erziehungsberechtigten grösstenteils positiv aufgenommen. Einige Eltern äusserten jedoch Bedenken, dass sie nun «zu viel» Einblick in den Schulalltag ihrer Kinder und Jugendlichen haben – ein Aspekt, den die Schule als wertvolle Transparenz betrachtet.

Auch die Schulverwaltung steht vor Veränderungen, insbesondere bei der Integration von Daten, was aktuell noch zusätzlichen Aufwand bedeutet. Sobald diese technischen Anpassungen abgeschlossen sind, wird jedoch auch hier eine spürbare Erleichterung erwartet.

Fazit

Bereits jetzt sind erste positive Effekte sichtbar. Die Kommunikation mit den Eltern ist schneller und direkter geworden und Gruppenarbeiten lassen sich besser planen, da Lehrpersonen frühzeitig über Abwesenheiten informiert sind. Wenn der Onboarding-Prozess mit einem Wort beschrieben werden müsste, wäre es «gelungen», da die Einführung trotz einiger Herausforderungen erfolgreich gemeistert wurde.

Inzwischen sind einige Funktionen für den Schulalltag unverzichtbar geworden, darunter die App, die Absenzenübersicht, die Hausaufgabenverwaltung für Prüfungen, die Dossiereinträge und der Messenger.

Für andere Schulen, die mit Escola starten, empfiehlt die Sek Mättmi, genügend Zeit für die Schulung der Lehrpersonen einzuplanen und frühzeitig zu klären, wie die Verwaltungsdaten ins System integriert werden.

Der wichtigste Tipp für andere Schulen lautet: Eine gründliche Vorbereitung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Onboarding. Die Sek Mättmi hat diesen Schritt erfolgreich hinter sich gebracht – und profitiert nun von einer effizienteren Schulorganisation und Kommunikation.

📸 Fotos von Manuela Hartmann - @mynu.visuals